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1- Réception des dossiers :

Toutes les demandes d’aide datées et signées par les porteurs sont adressées au secrétariat du SGAR, soit par courrier, soit dépôt physique, soit sous forme dématérialisée. Chaque demande fait l’objet d’une attestation de dépôt de dossier. La mission affaires européennes l’envoi au service instructeur. A ce titre, il émet un accusé de réception de dossier complet ou incomplet. Cette attestation ne vaut pas acceptation de l’aide.

Si le dossier est incomplet, l’Unité Territoriale de Mayotte de la Direction de la Mer Sud Océan Indien (UTM-DMSOI) adresse au porteur un courrier l’informant des pièces à fournir. Il dispose alors d’un délai de deux mois pour transmettre les pièces manquantes.

Télécharger le Dossier demande d’aide Feamp

Télécharger les Annexes du dossier de demande Feamp

Retrouver l’ensemble des pièces à télécharger dans le centre de ressourcesf

2. Instruction des dossiers par le Service Instructeur -SI- désigné

Le service instructeur vérifie :

  • l’éligibilité de l’opération au programme européen et aux critères de sélection retenus, notamment en cas d’appel à projet
  • la capacité financière et technique du porteur,
  • le respect du financement des dépenses de l’opération par un seul fonds européen,
  • le respect des règles des marchés publics le cas échéant
  • la conformité de la demande aux règles d’aides d’État, du calcul des recettes nettes générées par l’opération, des dépenses internes et dépenses forfaitaires le cas échéant
  • le service instructeur consulte pour avis : les services déconcentrés concernés par le projet. Le SI consulte également le conseil départemental si ce dernier n’est pas porteur du projet mais co financeur. Le rapport d’instruction signé et daté par l’agent qui a réalisé l’instruction ainsi que la synthèse d’instruction et comportant son avis favorable ou défavorable sont transmis à la cellule Europe pour programmation

3. Programmation du dossier

3.1. pré programmation : le Pré-CRUP

Le dossier est présenté en comité de pré-programmation. Ce comité vérifie la conformité de l’instruction et évalue l’opportunité du projet avant son passage en comité régional unique de programmation (CRUP) qui valide, ajourne ou rejette la proposition de cofinancement européen. Au niveau de la sélection des dossiers, il est prévu un comité de pré-programmation des différents fonds, en charge de vérifier la conformité de l’instruction et d’émettre un avis sur l’opportunité du projet avant passage en Comité Régional Unique de Programmation (CRUP) qui valide, ajourne ou rejette la proposition de co-financement européen.

A noter que l’instruction aura préalablement examiné les questions relatives à l’égalité des chances, à la lutte contre les discriminations et à l’égalité hommes-femmes de chacun des dossiers présentés pour sélection.

3.2. Le Comité régional unique de programmation Le CRUP est composé de membres à voix délibératives et consultatives.

Le Comité régional unique de programmation (CRUP) est plurifonds. Il se réunit en plusieurs sessions distinctes par Programme Opérationnel. Le CRUP se réunit au minimum tous les trois mois.Le CRUP est chargé de la sélection et de la programmation ou déprogrammation des projets qui lui sont transmis par l’autorité de gestion. L’autorité de gestion s’assure que les projets respectent les critères d’éligibilité fixés par le programme. Celle-ci est garante du respect des dispositions réglementaires relatives à l’exécution des projets.A l’issue du CRUP le SGAR rédige le compte rendu de l’instance puis notifie sa décision au bénéficiaire. La décision favorable précise l’assiette des dépenses retenues, le montant de l’aide accordée et son taux. Les décisions de rejet qui sont notifiées doivent être motivées.

4. Engagement juridique

L’acte juridique attributif de l’aide peut être une convention ou un arrêté. L’acte juridique attributif doit intervenir le plus tôt possible après la programmation de l’opération : son objet est en effet de définir l’opération dans ses aspects physiques et financiers, en dépenses et en ressources, plus particulièrement pour ce qui concerne le cofinancement européen, et d’indiquer au porteur de projet les obligations particulières qu’il aura à respecter. Tous les éléments précités doivent figurer dans l’acte juridique attributif ou ses annexes, qui ont seuls valeur juridique. Dans le cas d’actions comportant des dépenses de fonctionnement, le budget prévisionnel doit être suffisamment précis pour permettre le contrôle de service fait. En aucun cas, il ne peut être limité à l’indication de postes de charge aussi globaux que « imprévus » et « autres charges ». Il doit indiquer également comment seront proratisées, le cas échéant, les charges imputées à l’action cofinancée par les fonds européens.Cet acte juridique attributif de l’aide daté, signé et notifié par l’autorité de gestion, et le bénéficiaire le cas échéant doit faire apparaître notamment :

  • L’identification du bénéficiaire
  • L’identification et un descriptif du projet pour lequel l’aide est accordée
  • Le taux, le montant et les modalités de versement de l’aide octroyée
  • Le plan de financement prévisionnel de l’opération
  • Les dépenses prévisionnelles éligibles regroupées par poste de dépenses
  • La période de réalisation du projet
  • Les obligations respectives du bénéficiaire et de l’autorité de gestion.

Les annexes techniques et financières sont jointes à l’acte juridique attributif de l’aide. Elles sont constitutives de l’acte juridique attributif, et à ce titre ont une valeur juridique équivalente. Toute mise en place d’une clé de répartition sur un projet doit être fiable, justifiable et précisée dans une annexe de l’acte juridique attributif de l’aide. L’explication de cette justification doit être conservée dans le dossier archivé auprès du service en charge de l’instruction. L’acte juridique attributif de l’aide précise les conditions de versement des acomptes et du solde de l’aide.

Si certains éléments de l’acte juridique attributif de l’aide, par exemple les montants indicatifs par poste de dépenses ou la répartition annuelle, ont seulement valeur prévisionnelle et laissent une marge d’appréciation à l’autorité de gestion, d’autres éléments ne peuvent pas être modifiés sans signature d’un avenant, notamment la nature de l’opération, le montant total de l’opération, le montant et le taux de l’aide européenne. Ces éléments sont appréciés, le cas échéant, au niveau du plan de financement global d’une opération pluriannuelle.

Chaque autorité de gestion détermine les éléments de l’acte juridique attributif nécessitant un nouveau passage en instance de programmation, et ceux ne nécessitant pas un passage en instance de programmation. Toute modification d’une décision juridique souhaitée par le bénéficiaire doit être motivée par une demande préalable et justifiée. La demande de modification, ainsi que la modification liée, de l’acte juridique attributif ne peut intervenir que dans les délais de validité de ce dernier. L’avenant doit être signé et prendre effet au plus tard au terme prévu de la convention initiale.

5. Demande de paiement et bilan d’exécution

Le bénéficiaire adresse au SI, un dossier de demande de paiement accompagné des justificatifs de dépenses et d’un bilan d’exécution, attestant notamment de l’atteinte des indicateurs.

En cas d’acomptes prévus par l’acte juridique attributif, il y a lieu de transmettre autant de dossiers de demande de paiement que de demandes d’acomptes effectuées.

6. Contrôle de service fait : contrôle de service fait (CSF) sur pièces et/ou sur place est opéré par le service instructeur.

Un contrôle de service fait (CSF) est opéré par le service instructeur afin de s’assurer de la réalisation effective de l’opération, de l’éligibilité et de la justification des dépenses. Lorsque le CSF est favorable, le SI déclenche auprès de l’autorité de gestion le remboursement par les fonds européens des dépenses justifiées et réalisées. L’étape de CSF donne lieu à une visite sur place pour s’assurer de la régularité de la mise en œuvre opérationnelle de l’action. Lors de la mise en œuvre d’une opération dans le cadre des fonds européens, dès la phase d’instruction et lors du premier contrôle de service fait, une attention particulière est portée au respect des règles relatives à la commande publique et aux aides d’État.

Chaque rapport de CSF est immédiatement transmis à l’Autorité de certification qui procède au paiement de l’aide européenne au bénéficiaire. La demande de paiement est effectuée dans les délais fixés par les textes réglementaires par le SI à compter de la présentation de la demande de paiement par le bénéficiaire. excepté dans les cas suivants :

  • les pièces transmises sont incomplètes
  • une enquête est ouverte pour irrégularité de la dépense.

Le SI informe alors par courrier le bénéficiaire de cette interruption et de ses motifs.

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